Одне з найбільш ефективних правил для тих, хто страждає від невміння планувати свої справи належним чином, – так зване правило 1-3-5. Згідно з цим правилом, потрібно планувати не більше 9 справ за день. Таким чином, вдасться виконати 4 досить важливих справи, і залишиться час на 5 дрібних (про які, однак, не варто забувати) – наприклад, забрати з хімчистки піджак або оплатити рахунки.
На жаль, складання todo-листів не панацея для тих, у кого проблеми з виконанням справ вчасно або їх виконанням взагалі. Труднощі можуть бути в тому, що список справ занадто великий або неструктурований. У цьому випадку правило 1-3-5 – відмінне рішення проблеми. Є також така сама процедура 3 + 2, але за великим рахунком це лише варіації одного і того ж способу впорядкувати свої завдання і запланувати на них час (можна взагалі скласти свою власну систему: 1-2-3, 2-4-9 і так далі до нескінченності в залежності від вашого способу життя і кількості справ, які доводиться щодня виконувати).
Це правило працює, тому що допомагає розставити пріоритети і розділити тимчасові проміжки між справами в залежності від їх важливості. Воно також допомагає в разі непередбаченої зміни денного графіка або раптової появи важливих справ, легко зрозуміти, які справи можна перемістити, а з якими сьогодні зволікати не варто.
Сьогодні, здається, все завалено нескінченними списками справ, які треба буде розв’язати. Ви прокидаєтеся вранці, починаєте працювати, працюєте, працюєте, а в кінці дня розумієте, що ви не маєте уявлення, що в підсумку зробили за день. Ви знаєте, що ви працювали і виконували якісь завдання, але, здається, не завершили нічого. Це так засмучує!
Вранці ви знаєте, що вам потрібно зробити справи a, b, c, d, e. Але потім щось йде не так зі справою b, і доводиться витрачати на неї набагато більше часу, ніж ви припускали. Як наслідок, ви не можете доробити c і d, і врешті-решт відчуваєте, що виконали недостатньо роботи.
Складання нескінченних todo-листів веде лише до ще більшої прокрастинації. Навіщо вони взагалі потрібні, якщо від них немає ніякого сенсу? У чому сенс, якщо все одно доведеться працювати весь день? Знайома ситуація? Щоб бути продуктивним, потрібно бачити результат кожного дня, повинно бути світло в кінці тунелю, щоб знати, що в кінці кінців у вас буде час, який можна витратити на себе.