Блог

Допомога проекту

Якісна освіта – це ключ до безлічі можливостей. Освіта не обмежується навчанням у школі чи університеті, і наш щоденний успіх залежить від вміння вчитися самостійно. Ми прагнемо, щоб більше людей знаходили доступні можливості для навчання, тому налагоджуємо співпрацю між провайдерами освітніх послуг і тими, хто хоче навчатися.

Наша мета – за допомогою освіти долати бідність і безробіття, надавати освітні можливості соціально незахищеним верствам населення, серед яких чимало людей потребують перекваліфікації або додаткового навчання та не завжди мають ресурси для цього.

Ви можете допомогти нам відкривати можливості для таких людей, підтримавши Онлайн-платформу фінансово. Ці кошти будуть використані на те, щоб якнайбільше користувачів дізнавалися про онлайн-курси або про наявність навчальних програм у своїх регіонах.

Підтримати проект

Як це – випробувати 7 технік продуктивності за місяць?

Як це – випробувати 7 технік продуктивності за місяць?

Хтось користується техніками продуктивності, а для когось вони здаються недієвими. Ми вважаємо, що кожен має дійти власних висновків і пропонуємо інформацію для ознайомлення. Цього разу ми ділимося статтею, опублікованою на порталі HappyMonday. Її авторка випробувала на собі 7 технік продуктивності та розповіла, який ефект отримала від кожної з них. Далі — текст статті.


Я Аня, SMM-ниця та копірайтерка Happy Monday. Колеги вважають мене самодисциплінованою, продуктивною та оперативною: і це при тому, що, крім основного місця роботи, я маю ще кілька проєктів на фрилансі. Насправді мій секрет, як усе встигати, полягає в тому, що сумарно на усіх своїх роботах я працюю більше 12 годин щодня.

У серпні я захотіла впорядкувати свій work-life balance і навчитися вкладатися у 8-9 робочих годин на день. Для цього я спробувала використати популярні техніки продуктивності, про які інші автори неодноразово писали на сторінках журналу Happy Monday, а я сама ніколи не випробовувала на собі. Кожну з технік я використовувала у своїй роботі протягом трьох днів. Готова поділитися своїм досвідом і розповісти, чи знайшлася серед них ідеальна для мене.


Персональний канбан


Почати я вирішила з техніки «Персональний канбан». Як використовувати канбан-дошку для роботи у команді, ми вже писали. Я ж фіксуватиму на дошці власні задачі.  

Суть техніки: потрібно відслідковувати прогрес по власних задачах, розділивши їх на три групи: «Треба зробити», «У роботі» та «Готово». По ходу роботи задачі просуваються з однієї групи в іншу. Для цього можна використовувати стікери, магнітні дошки, електронні таблиці та спеціальні додатки. 

Цю техніку радять людям, які працюють одночасно над декількома проєктами, про частину з яких вони періодично забувають або не доводять до завершення. Я у своїй роботі поєдную задачі SMM-спеціаліста, копірайтера та редактора, тож задач у мене дійсно багато. Щоправда, забувати про щось не доводилося. 

Мій досвід: я дуже хотіла використовувати стікери — мені це здавалося дуже наочним і надихаючим. Але персональний канбан у форматі паперових стікерів прожив 10 хвилин: ще на етапі, коли я сформувала групу задач «Треба зробити», стікери почали відпадати як зі скла, так і зі стінки шафи. З магнітною дошкою точно було б зручніше, але її у мене немає. Тож я сумно зітхнула і зареєструвалася у Trello, щоб вести свій персональний канбан там.

Оскільки моя головна проблема — жертвувати особистим часом заради роботи, я вирішила обов’язково заносити у свій канбан не лише робочі, але й особисті задачі, такі як пробіжка, зарядка, читання, вивчення мов та візит до лікаря.

Після трьох днів експерименту перелік задач у групі «Готово» був такий довжелезний, що я була задоволена собою. Але думаю, ця техніка більше підійде людям, у яких є довготривалі задачі, а не багато тасків-одноденок. У мене ж більшість задач закриваються протягом дня, і лише деякі живуть від кількох днів до двох-трьох тижнів. Тож найчастіше я просто забувала фіксувати виконання дрібних задач, а наприкінці дня одразу переносила задачу з «Потрібно зробити» у «Готово». Не тому, що це зручно, а лише заради експерименту.

Висновок: урочисте перенесення задачі у наступну групу дійсно мотивує, але техніка краще працює з довготривалими задачами.


Техніка «З’їж цю жабу»


Якщо персональний канбан — це спосіб відстежувати прогрес і нічого не забути, то наступна техніка вимагає змінити підхід до виконання завдань. 

Суть техніки: насамперед братися за більш складні / тривалі / неприємні задачі, а найпростіше робити в останню чергу. Це дозволяє уникати ситуацій, коли на задачі, що потребують багато ресурсів, раптом бракує сил і часу.

Мій досвід: у мене в роботі немає неприємних задач (серйозно!), але я дійсно зазвичай починаю день з простіших і таких, які можна швидко закрити й забути (наприклад, запланувати публікації у соцмережах). А вже в другій половині дня, покінчивши з усіма дрібними задачами, беруся за написання статей. Тож у рамках експерименту я вирішила робити все навпаки і на початку дня виділяти час на об’ємні задачі, які все одно не зможу сьогодні закрити, але принаймні точно знайду на них час.

Висновок: техніка справді працює. Мені дійсно вдавалося протягом дня більше часу працювати над статтями і при цьому встигати закривати й інші дрібні задачі. 


Таймбоксинг


Техніка, елементи якої я і раніше використовувала при формуванні свого розкладу, але думала, що «винайшла» її сама. 

Суть техніки: щоб точно встигнути усе заплановане, потрібно не просто сформулювати список справ на день, а виділити на кожний пункт конкретний час у розкладі. Це допоможе уникати ситуацій, коли ви цілий день витратили на одну задачу, хоча мали б встигнути виконати три. Техніка також підходить людям, які часто жертвують частиною планів на день, бо їм раптово забракло на них часу.

ЧАСЗАДАЧА
8:00-9:30Фриланс
9:30-10:00Розгрібання пошти, формування плану на день
10:00-13:00SMM для Happy Monday
13:00-13:45Обід
13:45-18:00Статті для Happy Monday
19:00-19:30Вечеря
20:10-21:40Англійська


Мій досвід: я і раніше жила за розкладом. Оскільки я найчастіше жертвую особистими задачами, то їх я теж вношу у свій план на день. Але на практиці дотримуватися цього розкладу виходить не завжди: як мінімум тому, що досить часто на мене звалюються раптові задачі, які я не вносила у розклад, але їх треба виконати негайно.

Три дні експерименту довели, що виділити точний час на кожну робочу задачу я не зможу через велику кількість форс-мажорів і завдань, швидкість виконання яких залежить не лише від мене. У кожен із трьох днів експерименту спроби суворо дотримуватися цієї техніки було провалено: мені вдавалося лише вчасно почати роботу, вчасно закінчити і знайти час на обід. Втім, це вже непогано.  

Висновок: техніка підійде людям, які працюють над рутинними задачами, не надто залежать від зовнішніх обставин та не стикаються з форс-мажорними ситуаціями. 


«Помодоро»


«Помодоро» — техніка, яку називають засобом від прокрастинації. Вона має на меті допомогти концентруватися на одній конкретній задачі, не відволікаючись. І до того, як її спробувати, я була впевнена, що і так не відволікаюся. Але я дуже помилялася.

Суть техніки: працювати над завданнями проміжками по 30 хвилин. 25 хвилин витрачати на роботу, а 5 хвилин — на відпочинок. Один такий проміжок називають «помідором». Після кожного четвертого «помідора» радять робити довшу перерву (15-30 хвилин).

До речі, з технікою продуктивності «Помодоро» чудово поєднується інструмент Moody від Happy Monday. Це спосіб зосередитися і одночасно слідкувати за часом.

Обирайте звуки дощу, фортепіано або навіть муркотіння кота, налаштовуйте таймер — і створюйте настрій для роботи й відпочинку.СПРОБУВАТИ

Мій досвід: я спробувала ставити таймер на 25 хвилин і працювати, не відволікаючись ні на що. І тут на моєму шляху виникли дві перешкоди:

  • у мене є задачі, для виконання яких потрібно менше 25 хвилин;
  • не відволікатися на соцмережі я можу легко, але побачити повідомлення у slack або лист на робочій пошті і не відкривати його, поки не просигналить таймер, для мене виявилося нереально.

Я з тих людей, які відкривають усі повідомлення одразу, а робочі й поготів. За три дні експерименту я так і не навчилася ігнорувати сповіщення з робочих чатів.

Висновок: підійде людям, які часто відволікаються від роботи на соцмережі та особисте листування. Хоча я так і не змогла себе пересилити. 


Getting Things Done


Я не могла оминути увагою гуру продуктивності Девіда Аллена — творця методу управління часом Getting Things Done, автора бестселера «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу»

До речі, на YouTube-каналі Happy Monday ви знайдете ексклюзивне інтерв’ю з Девідом Алленом. Говорили про пошук себе та планування.https://www.youtube.com/embed/YktPy0gN-dU?feature=oembed

Суть техніки: якщо коротко, то потрібно якомога менше тримати у голові, і якомога більше — на папері (або іншому носії).

  1. Усі справи переносяться з голови на зовнішній носій (папір, електронну таблицю тощо).
  2. Кожну задачу потрібно конкретизувати. Наприклад, не просто написати «Стаття», а розписати детальні кроки: написати експерту і попросити про коментар, подивитися відео по темі, затвердити структуру тощо. Чим детальніше буде розписана кожна задача, тим більша ймовірність, що її виконання зрушить з мертвої точки. Невеликі й зрозумілі кроки легше почати робити, ніж щось велике та абстрактне. 
  3. Для кожного кроку потрібно вказати дедлайн, задачі прив’язати до проєктів, якщо щось можна делегувати — зробити це і вказати, кому делеговано. 
  4. У процесі виконання список задач варто коригувати: постійно переглядати перелік справ на день, тиждень та місяць, змінювати дедлайни за потреби, фіксувати зроблене і відмовлятися від задач, які забирають багато часу та не приносять результат.

Мій досвід: до цього я складала лише короткі списки справ на день та на місяць. Коли я почала розписувати задачі і ділити на підпункти, це справді допомогло — особливо з задачами, які не вирішуються за 1 день. Поділ великої задачі на невеликі кроки допомагає не прокрастинувати з її виконанням. Але важливо виділяти на початку кожного дня час на те, щоб переглянути старі списки і сформулювати нові. 

Висновок: метод працює і в першу чергу підійде менеджерам та керівникам, які працюють над великими тривалими проєктами. 


Матриця Ейзенхауера


Коли вже почала складати списки, то зупинитися важко — тож наступна техніка продуктивності теж пов’язана зі списками. Матриця Ейзенхауера пропонує поділити задачі за терміновістю та важливістю. 

Суть техніки: аркуш паперу розділити на дві вісі та чотири частини:

  • горизонтальна вісь відображає терміновість; ліворуч — більш термінові задачі, праворуч — менш термінові;
  • вертикальна вісь відповідає за важливість задачі; вище — більш важливі, нижче — менш важливі. 

Відповідно отримуємо чотири групи задач:

  1. Термінові, важливі.
  2. Термінові, неважливі.
  3. Важливі, нетермінові.
  4. Нетермінові, неважливі. 

Саме у такому порядку і варто їх виконувати. 

Мій досвід: матриця Ейзенхауера одразу виявила мою слабку сторону — розставлення пріоритетів. Я не уявляла, як поділити задачі на «термінові, важливі» та «термінові, неважливі» — для мене усе термінове є важливим. Складно було заповнити групу з «нетерміновими, неважливими» задачами — жодну робочу задачу я не можу охарактеризувати таким чином, тож вписала туди усі неробочі плани — пройти урок іспанської, зробити зарядку, почитати книгу. Таким чином матриця Ейзенхауера остаточно підтвердила, що з work-life balance у мене проблеми. 

Висновок: можливо, це не найкраща у світі техніка, щоб почати встигати все, але вона точно допоможе у процесі роботи відповісти на питання: «А чи не дурнею я займаюся?» (якщо важливих справ у вас раптом виявиться надто мало) та допоможе навчитися розставляти пріоритети у житті та роботі. 


Список, що робити і що НЕ робити


Місяць експерименту промайнув дуже швидко, і от настала черга останньої техніки, яку я обрала. Вона теж полягає у складанні списків.

Суть техніки: впорядкувати потрібно не лише перелік справ, які потрібно виконати, але й список речей, від яких точно варто відмовитися, бо вони вас відволікають. Звісно, не просто записати, але й дійсно не робити виписане. 

Мій досвід: таким виявився мій щоденний список «не робити»:

❌ не відкривати особисті соцмережі у робочий час;

❌ не дивитися серіал «у фоновому режимі» під час роботи (так, грішу таким вдома);

❌ не відволікатися на повідомлення у робочих чатах/листи, поки не минуть 25 хвилин, якщо ви практикуєте щетехніку «помодоро», або поки не виконаєте завдання. 

Коли ти займаєшся SMM, то список соцмереж, які ти не відкриватимеш у робочий час, не такий вже і великий. Мені довелося пожертвувати лише улюбленим твіттером (вже навіть замислилася, чи не запропонувати Happy Monday створити сторінку і там). Втім, я не бачила сенсу так жорстко обмежувати себе на весь робочий день, тому дозволила собі гортати стрічку під час обідньої перерви. Зрештою, немає такої техніки продуктивності, яка б рекомендувала працювати 8 годин поспіль, не відволікаючись. 

Висновок: якщо у вас все гаразд із силою волі, то техніка працюватиме. 


Мій вибір — скомбінувати кілька методик


7 технік продуктивності, які я випробувала, аж ніяк не протирічать одна одній: одні допомагають не відволікатися, інші — ні про що не забути, тож їх можна сміливо поєднувати між собою. Після цього експерименту я навряд чи буду 100% дотримуватися якоїсь конкретної техніки, але точно візьму з кожної на озброєння те, що працює для мене: 

  • починати день з більш складних та об’ємних задач;
  • внести елементи таймбоксингу у роботу — хоча б для того, щоб вчасно починати та завершувати робочий день, робити перерву на обід та фізичну розминку;
  • обов’язково записувати усі задачі на день, а також планувати тиждень і місяць.

І нехай я не знайшла методику, яка б підходила мені на 100%, цей місяць я дійсно не перепрацьовувала і витрачала на роботу не більше 8-9 годин протягом дня. Тому якщо ви багато працюєте і все одно нічого не встигаєте (або встигаєте, жертвуючи сном, обідом та особистим життям) — раджу поринути у світ технік продуктивності. Якась із них точно вам відгукнеться. 

Відповідальність за розміщену на платформі інформацію несуть провайдери згідно з правилами та умовами використання ресурсу

При використанні матеріалів гіперпосилання на ресурс обов’язкове

Підпишіться на розсилку

©2017 - 2021 «Learn LifeLong» - онлайн-платформа неформальної освіти в Україні. Всі права захищені.

Developed by Yevhen Kirichenko